Page 10 - NWC Guide on Team Management _PL

gdy mamy wiele uzupełniających się narzędzi, e-maile mogą pozostać raczej długimi i istotnymi
informacjami, które mogą być potrzebne w najbliższej przyszłości i / lub nie wymagają szybkiej
odpowiedzi, podczas gdy krótsze i bardziej natychmiastowe wymiany, zarówno formalne, jak i
nieformalne, można przenieść do aplikacji do przesyłania wiadomości. Wreszcie, rozmowy wideo
zyskały na popularności podczas pandemii i udowodniły, że pozostaną z nami na dłużej. Rozmowy
wideo są wspaniałym narzędziem do tworzenia więzi między współpracownikami. Pozwalają na
rozmowy w czasie rzeczywistym, mogą być bardziej angażujące, jeśli są właściwie używane, i dodają
elementy niewerbalne, których nie da się łatwo zastąpić w innych kanałach komunikacji. Z drugiej
strony, ich wykorzystanie wymaga wcześniejszego planowania i wzajemnego porozumienia między
uczestnikami.
Kilka przydatnych wskazówek:

● Przed podjęciem decyzji należy zapoznać się z dostępnymi aplikacjami i
oprogramowaniem. Darmowe wersje mogą być ograniczone i lepiej jest wcześniej
poznać ograniczenia, niż przenosić cały zespół po zapoznaniu się z nimi. Slack, Teams
lub Google Meet to więcej niż przyzwoite opcje.
● Staraj się zachować prostotę. Unikaj korzystania ze zbyt wielu kanałów, które mogą
prowadzić do błędnej komunikacji i nieefektywnego zarządzania czasem.
● Unikaj komunikowania się z zespołem poza godzinami pracy lub za pośrednictwem
urządzeń osobistych.
● Wyjaśnij swojemu zespołowi, w jaki sposób mają korzystać z narzędzi. Wyjaśnienia
te nie wymagają obszernych instrukcji, sam przykład powinien wystarczyć.
● Bądź konsekwentny. Często korzystaj z narzędzi i ustal rutynowe działania.
Ponownie, nie jest konieczne zapisywanie ich na papierze. Możesz zacząć w
poniedziałek od wysłania wiadomości e-mail z priorytetami na nadchodzący tydzień
lub ustawić cotygodniowe spotkania online w określonym dniu i godzinie.
● Nie poddawaj się szybko. Daj sobie i swojemu zespołowi trochę czasu na
przetestowanie i przyzwyczajenie się do wybranych narzędzi.
● Bądź otwarty na informacje zwrotne i regularnie sprawdzaj, czy wybrane kanały
nadal spełniają Twoje potrzeby, czy też konieczne jest poszukiwanie alternatyw.
Możesz to robić co 6 miesięcy lub co rok.
● Zwróć szczególną uwagę na czas trwania spotkań za pośrednictwem połączeń wideo.
Niech będą one krótkie (poniżej godziny) lub zaplanuj 15-minutowe przerwy, jeśli
będą musiały przekroczyć ten limit.

Ćwiczenie 2: Rozbrojenie bomby

Zacznij od poproszenia o ochotnika spośród swoich pracowników, bez wchodzenia w dalsze
szczegóły. Osoba, która się zgłosi, zostanie koordynatorem odpowiedzialnym za pilnowanie czasu,
zarządzanie kolejnymi wypowiedziami i zachęcanie uczestników do zaangażowania się w ćwiczenie.
Po wypełnieniu tej roli, przejdź do opisania fikcyjnego scenariusza problemu, który mógłby być
rzeczywisty w kontekście Twojej pracy (np. skargi klientów, opóźnienia w realizacji projektu). Daj
grupie rozsądną ilość czasu na omówienie problemu i znalezienie optymalnego rozwiązania (30-40
minut). Po zakończeniu koordynator przedstawi wkład i wyniki grupy.